Politique de confidentialité

Date d’entrée en vigueur : 09 septembre 2022

Dernière mise à jour : 18 septembre 2023

Le respect de votre vie privée est de la plus haute importance pour Soluvox, propriétaire du site Internet soluvox.ca (ce service). La politique de confidentialité vise à vous informer des pratiques adoptées à l’égard des renseignements personnels ou confidentiels vous concernant que nous recueillons, utilisons ou traitons.

Table des matières

1. Portée et application
2. Les raisons pour lesquelles nous recueillons vos renseignements
3. Les données recueillies et les façons de les recueillir
4. Utilisation des renseignements recueillis
5. Conservation des renseignements
6. Sécurité des données
7. Communication de renseignements
8. Respect et application des lois
9. Transferts commerciaux
10. Vos droits et vos choix
11. Mises à jour
12. Responsable de la protection des renseignements personnels

1. Portée et application

La présente politique de confidentialité (« politique ») régit la collecte, l’utilisation et la conservation de renseignements obtenus par Soluvox concernant les individus qui accèdent à ou utilisent le service ou lorsqu’ils communiquent avec nous, que ce soit par courriel, par téléphone, via les réseaux sociaux ou autrement (les « utilisateurs » ou « vous »).

EN ACCÉDANT AU SERVICE OU EN NOUS COMMUNIQUANT AUTREMENT DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS, VOUS CONSENTEZ À LA COLLECTE, À L’UTILISATION, À LA COMMUNICATION ET À LA CONSERVATION DE VOS RENSEIGNEMENTS PERSONNELS SELON LES CONDITIONS DÉCRITES DANS LA PRÉSENTE POLITIQUE.

Le terme « renseignement personnel » désigne tout renseignement qui, lorsque pris seul ou en combinaison avec d’autres renseignements, permet d’identifier un individu, par exemple son nom, son adresse courriel, et tout autre renseignement devant être traité comme un « renseignement personnel » conformément aux lois applicables.

La présente politique fait partie intégrante des conditions d’utilisation du service, lesquelles régissent votre utilisation du site web.

2. Les raisons pour lesquelles nous recueillons vos renseignements

Les renseignements personnels qui sont recueillis et utilisés le sont notamment aux fins suivantes :

• afin de vous permettre d’accéder au service et de l’utiliser convenablement;
• afin de traiter vos demandes, notamment les demandes de renseignements;
• afin de vous permettre de postuler pour un poste affiché;
• afin de traiter les problèmes qui nous sont signalés par vous, notamment pour faire du dépannage, du soutien, de l’optimisation et des examens en matière de bris de sécurité du site web ou pour restaurer les données perdues;
• afin d’évaluer, d’optimiser et d’améliorer le contenu et les fonctionnalités du site web;
• afin de communiquer avec vous relativement à une demande que vous avez faite ou à votre expérience avec nos services ou notre site web;
• afin de vous proposer du contenu publicitaire, notamment par du « reciblage » (ou « remarketing »), et d’améliorer le contenu de nos publicités et de notre service de manière à ce qu’ils soient mieux adaptés ou d’intérêt pour vous;
• afin de faire le suivi de votre utilisation des fonctionnalités du site web.

Nous n’utilisons les renseignements personnels que pour les fins auxquelles ils ont été recueillis.

3. Les données recueillies et les façons de les recueillir

Données échangées automatiquement

Lorsque vous accédez à ce service, votre ordinateur et notre serveur échangent automatiquement des données. Cet échange est nécessaire pour que le serveur vous transmette un fichier compatible avec l’équipement informatique que vous utilisez. Les données échangées sont les suivantes :

• l’identification de votre fournisseur d’accès à Internet;
• votre adresse IP (adresse numérique qui permet de localiser de façon précise un ordinateur connecté au réseau Internet, par exemple : 123.45.67.890);
• le type de navigateur (par exemple : Chrome, Safari, Firefox, Explorer) et de système d’exploitation (par exemple : Windows, Mac OS) que vous utilisez;
• les pages que vous visitez;
• la date et l’heure auxquelles vous accédez à ces pages;
• l’adresse du site référent, si vous accédez à ce site à partir d’un autre site Web.

 
La plupart des informations transmises automatiquement entre ordinateurs ne permettent pas de connaître votre identité. Elles ne sont recueillies qu’en raison d’exigences technologiques inhérentes à la navigation sur Internet.

Soluvox conserve ces données à des fins statistiques. Elles servent à comptabiliser le nombre de visites et à connaître les pages les plus fréquentées, la technologie utilisée par les visiteurs, les adresses des sites référents et le pays d’origine des visiteurs.

Utilisation de témoins (cookies)

Des témoins sont utilisés pour faciliter la navigation dans les pages de ce service. Ces témoins ne permettent pas de recueillir des renseignements personnels à votre sujet. Vous pouvez à tout moment paramétrer votre navigateur pour qu’il bloque les fichiers témoins. Toutefois, cette action risque de vous priver de certaines fonctionnalités offertes sur le site.

Si vous utilisez un ordinateur dans un lieu public ou que vous partagez un ordinateur avec d’autres utilisateurs, assurez-vous d’effacer les traces de votre navigation emmagasinées dans l’historique avant de terminer chaque session.

Utilisation de Google Analytics

Soluvox utilise sur ce site Google Analytics, un outil de mesure d’audience Web.

À l’aide de témoins (cookies), Google Analytics collecte des renseignements qui ne sont pas de nature personnelle, mais plutôt des données statistiques en forme agrégée, dans le but d’analyser comment les visiteurs utilisent le site web.

Les renseignements recueillis concernent votre navigation sur ce site, lesquels sont conservés sur des serveurs situés notamment aux États-Unis. Google peut communiquer ces renseignements à des tiers en cas d’obligation légale ou lorsque ces tiers traitent les données pour son compte.

Les renseignements collectés par l’outil sont, par exemple, les pages que vous consultez, la date, l’heure, la durée et la fréquence de vos visites ainsi que les liens sur lesquels vous cliquez. Le type de système d’exploitation de votre ordinateur ainsi que la langue de celui-ci, le nom de votre fournisseur de services Internet et votre position géographique (la région) font aussi partie des renseignements collectés. Votre adresse IP est également recueillie, mais elle est anonymisée (tronquée) afin d’assurer la confidentialité des renseignements vous concernant. L’anonymisation d’une adresse IP permet d’empêcher que l’identité d’un internaute soit connue au moyen de celle-ci.

Google Analytics n’utilise les renseignements collectés que pour produire des statistiques et des rapports sur la navigation sur ce site, ce qui permet à Soluvox d’améliorer sa prestation électronique de services. Google ne mettra en aucun cas en relation les renseignements collectés sur ce site avec une autre donnée qu’il conserve.

Si vous le désirez, vous pouvez empêcher l’enregistrement par Google Analytics des renseignements relatifs à votre navigation en installant sur votre ordinateur le module complémentaire de navigateur pour la désactivation de Google Analytics.

Renseignements personnels et confidentiels

Les formulaires de contact que nous utilisons font en sorte que des renseignements personnels ou confidentiels vous concernant sont communiqués entre les différents partenaires du service. Ces partenaires assureront la confidentialité de ces renseignements conformément aux lois applicables.

En utilisant ce service, vous consentez à ce que les renseignements suivants soient échangés entre le service et nos partenaires :

• les réponses aux questionnaires que vous aurez remplis (votre nom et prénom, votre courriel, votre numéro de téléphone, le contenu de votre message, etc.);
• vos préférences marketing (par exemple, si vous souhaitez recevoir des communications marketing ou des infolettres de notre part).

4. Utilisation des renseignements recueillis

Vos données et renseignements personnels sont utilisés aux fins décrites dans cette section:

• gérer notre relation avec vous;
• personnaliser la prestation de nos produits et services;
• prévenir la fraude ou gérer les risques;
• assurer un soutien et un service après-vente de nos produits et services.

Marketing

Vous envoyer des communications marketing en utilisant les données que vous nous avez fournies si vous avez exprimé un intérêt réel d’effectuer un achat, et si vous n’avez pas refusé de recevoir des communications marketing, dans la mesure permise par les lois applicables.

Vous pouvez nous demander de cesser de vous envoyer des communications marketing en tout temps en cliquant sur le lien de désinscription qui se trouve au bas de chaque communication envoyée.

Si vous choisissez de ne plus recevoir de communications marketing, nous continuerons d’effectuer nos autres activités pertinentes en utilisant vos renseignements personnels, y compris l’envoi de messages autres que ceux marketing, par exemple, une confirmation de prise de contact ou d’envoi de candidature pour un poste à combler.

5. Conservation des données

Soluvox conserve les renseignements personnels pendant une période de 2 ans conformément aux dispositions de la loi soit pour:

• vous donner correctement accès au service;
• pour répondre entièrement à vos demandes;
• pour atteindre les fins énoncées;
• offrir ses produits et services;
• observer ses obligations juridiques;
• résoudre des différends;
• appliquer les conditions d’ententes que nous pourrions avoir avec vous.

Après cette période, nous veillons à leur anonymisation ou nous les détruisons de façon à en assurer la protection contre un accès ou une communication non autorisés.

6. Sécurité des données

Tous les renseignements personnels et autres données sont conservés sur des serveurs au Canada avec des garanties de haute sécurité, protégées contre les usages non conformes et l’accès par des personnes non autorisées. Nous nous efforçons de maintenir en place les mesures de sécurité physiques, administratives et techniques nécessaires à nos bureaux et aux centres de conservation de renseignements. Les renseignements personnels sont uniquement mis à la disposition des individus (employés ou agents) qui doivent avoir accès à ces informations pour mener à bien leurs responsabilités.

Nous déployons des moyens raisonnables pour protéger vos renseignements personnels transmis lors de votre utilisation du site web. Plus spécifiquement, nous utilisons des mesures techniques et organisationnelles pour protéger vos renseignements personnels contre la perte ou le vol, ainsi que contre un accès ou une divulgation non autorisés, tant à l’interne qu’à l’externe de notre organisation.

Toutefois, aucun mécanisme de sécurité n’est parfait et vous devez savoir qu’il existe toujours un certain risque de bris de sécurité. Soluvox décline toute responsabilité eu égard au fait que de telles informations vous concernant pourraient être divulguées, sauf en cas de négligence de notre part.

Toutes les données, incluant les renseignements personnels, recueillies dans le cadre de votre utilisation du site web, sont conservées sur des serveurs situés au Canada. Toutefois, ces données peuvent être traitées par des tiers fournisseurs de services de Soluvox situés à l’extérieur du Canada afin de leur permettre de s’acquitter de mandats en notre nom. Dans ce dernier cas, nous prenons les moyens raisonnables pour nous assurer que ces tiers sont liés par les garanties appropriées.

7. Communication de renseignements

Vos données personnelles peuvent être communiquées de la façon décrite dans cette section. Nous ne divulguons jamais vos renseignements personnels à quiconque à l’extérieur de Soluvox sans votre consentement, à l’exception des tiers suivants et seulement si ceux-ci ont mis en place les garanties de sécurité appropriées afin d’assurer au moins le même niveau de sécurité que le nôtre.

Fournisseurs de service

Nous pouvons avoir recours à des sociétés externes et à des tiers pour administrer et offrir des services en notre nom, par exemple pour assurer le traitement et la conservation de données, pour analyser la qualité du service à la clientèle, pour effectuer le suivi et la gestion des réservations et des candidatures et du recrutement, pour offrir les services marketing, etc.).

Dans ce cas, nous prenons les mesures nécessaires pour s’assurer que ces tiers n’ont accès qu’aux renseignements qui sont nécessaires pour mener à bien les services convenus, qu’ils traitent vos renseignements aux seules fins que nous avons déterminées et qu’ils ont en place des mesures de protection des renseignements personnels conformes aux lois applicables et permettant de respecter les mêmes conditions et le même niveau de protection que ce qui est édicté dans la présente politique.

Hyperliens et tiers

Le site web peut contenir des options de partage ou de publication ou des liens vers des sites web ou plateformes de tiers. En utilisant ou en activant ces liens ou fonctionnalités, vous quittez notre site web et votre navigation devient alors assujettie aux conditions d’utilisation et à la politique de protection des renseignements personnels de ces tiers.

Nous n’exerçons aucun contrôle sur ces plateformes de tiers et le fait que ces plateformes soient répertoriées sur le site web n’engage en aucun cas notre responsabilité.

8. Respect et application des lois

Nous pouvons divulguer des renseignements vous concernant au gouvernement, aux responsables de l’application de la loi ou aux parties privées conformément à la loi, et divulguer et utiliser ces renseignements lorsque nous le jugeons nécessaire et approprié pour :

1. se conformer aux lois applicables, aux demandes légitimes et aux procédures judiciaires, notamment pour répondre aux citations à comparaître ou aux demandes des autorités gouvernementales;
2. appliquer les conditions générales qui régissent nos produits et services;
3. protéger nos droits, notre vie privée, notre sécurité, nos biens ou les vôtres ou ceux des autres;
4. protéger contre les activités frauduleuses, nuisibles, non autorisées, contraires à l’éthique ou illégales, les enquêter et les décourager.

9. Transferts commerciaux

Soluvox peut vendre ou transférer une partie ou la totalité de l’entreprise ou de ses éléments d’actif, y compris vos renseignements personnels, dans le cadre d’une transaction commerciale (ou d’une transaction commerciale potentielle) telle qu’une fusion, une consolidation, une acquisition, une réorganisation ou une vente d’actifs en cas de faillite, auquel cas nous ferons des efforts raisonnables pour obliger le destinataire à respecter la présente politique.

10. Vos droits et vos choix

Choisir de ne pas fournir vos renseignements personnels

Vous pouvez choisir de ne pas nous fournir vos renseignements personnels. Si vous décidez de ne pas fournir les renseignements demandés, il se pourrait, dans certains cas, que vous ne puissiez plus utiliser certaines fonctionnalités du site web et par conséquent nous pourrions ne pas être en mesure de vous fournir des produits ou des services. Par exemple, nous pourrions ne pas être en mesure de traiter votre demande d’informations.

Consulter, modifier ou supprimer vos renseignements

Vous pouvez communiquer directement avec nous pour demander à consulter, modifier ou supprimer les renseignements que nous conservons sur vous.

11. Mises à jour

Nous nous réservons le droit de modifier la présente politique en tout temps. En cas de mise à jour à cette politique, la date sera modifiée et la version à jour sera publiée sur notre site web.

12. Responsable de l’accès aux documents et de la protection des renseignements personnels

La Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé vous confère les droits suivants :

• le respect de la confidentialité des renseignements personnels;
• l’accès aux documents des organismes publics et à vos renseignements personnels;
• la rectification de vos renseignements personnels s’ils se révèlent incomplets, inexacts ou équivoques, ou si leur collecte, leur communication ou leur conservation ne sont pas autorisées par la Loi.

Désignation d’une personne responsable de la protection des renseignements personnels

Il est résolu de nommer Stéphane Brouillette, président-directeur général et propriétaire, à agir pour la société à titre de responsable de la protection des renseignements personnels. La personne responsable de l’application de la Loi sur l’accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels est, à ce titre, également chargée de veiller au respect de cette politique.

À cet effet, elle est désignée afin d’informer les personnes concernées en cas d’incident de confidentialité qui pourraient leur causer un préjudice sérieux.

Elle est également responsable de la tenue d’un registre d’incidents de confidentialité et d’aviser la Commission d’accès à l’information du Québec en cas d’incident.Pour formuler vos questions, commentaires ou pour faire une plainte au sujet du non-respect de cette politique, vous pouvez communiquer avec la personne responsable de l’application de la Loi, à l’adresse suivante :

Stéphane Brouillette, président-directeur général
Soluvox
227-1173 Charest Ouest
Québec (QC) G1N 2C9
418-780-0907
sb@soluvox.com